Profil : assistant.e de direction parfait.e bilingue (FR-NL) (F/M/X)
L’asbl Bruxelles-Musées-Expositions sise à 1000 Bruxelles gère les musées de la Ville de Bruxelles ainsi que la CENTRALE for contemporary art, son centre d’art contemporain.
La CENTRALE développe une vision engagée et décloisonnée de l’art, en lien avec la cité et la société.
Chaque année, elle produit des expositions et projets multidisciplinaires avec des artistes confirmé.e.s et émergent.e.s, tant bruxellois.e.s qu’internationaux.ales.
Les artistes et les publics sont au cœur du projet de la CENTRALE.
Plus d’infos sur centrale.brussels
L’asbl recherche une.e assistant.e de direction parfaite bilingue (FR-NL)
Fonction
En tant qu’assistant(e) de direction, vous apportez à la direction de la CENTRALE une aide permanente en matière de gestion du temps (agenda, rétroplanning,…), de gestion des relations avec les tiers (artistes, prestataires,…), de préparation et de suivi des tâches administratives. Vous assurez la coordination des dossiers administratifs et financiers liés au projets de la CENTRALE, dans la transversalité et le respect des procédures et règlements. Vous contribuez à l’organisation optimale du service.
Missions
- Dans le cadre des projets menés par le service, vous coordonnez les tâches administratives et veillez au respect des procédures de l’administration et des marchés publics.
- Vous organisez l’agenda de la Direction (rdv, activités,…), établissez des rétroplannings et les maintenez à jour. Vous assurez leur mise en œuvre dans le cadre budgétaire, juridique et administratif défini.
- Vous gérez les conventions (rédaction, suivi, collaboration avec les artistes, commissaires, partenaires…)
- Vous révisez périodiquement les procédures internes du service pour les adapter à la réglementation ou à l’évolution des activités, en concertation avec vos collègues et la direction.
- Vous préparez et suivez les budgets en concertation avec la direction dans un esprit de bonne gouvernance.
- Vous suivez la comptabilité (contrôle du suivi des encodages et paiements selon les procédures en vigueur, suivi des budgets par projet)
- Vous préparez avec la direction les bureaux, conseils d’administration et assemblées générales de l’asbl pour ce qui concerne la CENTRALE (préparation des notes, suivi des agendas, supports de présentation, ordres du jour/PV, etc)
- Vous supervisez l’organisation et le classement des dossiers en réseau partagé (bons de commande, marchés publics, documents officiels de l’asbl..)
- Vous coordonnez les bilans annuels et autres rapports d’activités (statistiques de fréquentation,…)
- Vous gérez les dossiers de subsides (planification, introduction et suivi de la prospection selon les projets)
- Vous recherchez des financements privés
- Vous traitez le courrier (entrant/sortant) et rédigez des courriers, notes, rapports au Collège, PV de réunions, réponses aux diverses demandes internes et externes,…
- Vous rapportez d’initiative à la hiérarchie sur l’avancement des projets, la réalisation des tâches et toutes autres informations susceptibles de l’intéresser
- Vous êtes disposé(e) à réaliser toutes autres tâches administratives utiles au bon fonctionnement de l’asbl (si besoin, établissement de bons de commande, déclarations de créance, factures en support à l’agent administratif en poste, support logistique)
Votre profil
- Être titulaire d’un bac +3 (juridique, administratif, comptabilité etc.)
- min 1 an dans une fonction similaire
Compétences techniques
– très bonne maîtrise Pack Office (Word, Excel, Outlook)
– maîtrise des outils de planification et de gestion
– suivi de projets
– techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction, PV, classement,…)
– capable de s’exprimer oralement et par écrit en FR/NL (l’anglais est un atout)
– compréhension des enjeux et fonctionnement du service public
La personne que nous cherchons possède les qualités suivantes :
– rigueur et qualités organisationnelles indispensables (conception et outils)
– esprit analytique
– goût des chiffres et des enjeux réglementaires
– capacité rédactionnelle et bonne orthographe en français et néerlandais (l’anglais est un atout)
– dynamique, proactif.ve
– autonome et débrouillard.e
– capacité à s’adapter et à réagir aux imprévus
– aptitudes et goût pour le travail en équipe
– bonne communication et capacité à construire un réseau
– travail orienté résultat
Nous vous proposons :
- Contrat à durée indéterminée – niveau B (bachelor en études juridiques, administratives, comptables etc.).
- Entrée en service : dès que possible
- Salaire : niveau B / chèques repas : 8 EUR valeur faciale / abonnement au réseau STIB
- Horaires : Du lundi au vendredi : 7h30/jour ; présence ponctuelle en soirée et les week-ends
- Un travail au sein d’une équipe riche et sensible aux questions liées à la durabilité, à l’inclusivité et à l’accessibilité
- Possibilité de télétravail après 6 mois de service (max 2 jours par semaine)
Intéressé.e ? : Envoyez votre candidature et lettre de motivation par mail à jozefien.descheemaeker@brucity.be
Date limite de rentrée des candidatures : 15 octobre 2023
La CENTRALE souhaite refléter au mieux la société. Nous encourageons tout le monde à postuler, sans distinction d’origine, de couleur, d’âge, de genre, de handicap, d’orientation sexuelle, de croyance philosophique ou religieuse. Vous avez des questions ou des besoins spécifiques ? Contactez Pascale Salesse au 02 279 64 31.
